السياسات والإجراءات المتعلقة بحفظ السجلات
أولًا: السياسة
تلتزم الجمعية بوضع نظام واضح لحفظ السجلات والوثائق الخاصة بها بما يضمن:
- الشفافية: في جميع معاملاتها المالية والإدارية.
- الامتثال: للأنظمة والتعليمات الصادرة عن وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية والجهات الرقابية ذات العلاقة.
- الحفاظ: على سرية وسلامة المعلومات الخاصة بالمستفيدين والمتبرعين والموظفين.
- إتاحة: السجلات للجهات المخولة عند الطلب وفق الصلاحيات.
ثانيًا: نطاق التطبيق
تسري هذه السياسة على جميع:
- السجلات المالية (التبرعات، المصروفات، الميزانيات).
- السجلات الإدارية (قرارات مجلس الإدارة، محاضر الاجتماعات، العقود).
- السجلات الوظيفية (بيانات الموظفين والمتطوعين).
- السجلات الخاصة بالمستفيدين (طلبات الدعم، بيانات الكفالة، تقارير البرامج).
- السجلات الإلكترونية (النظام المحاسبي، البريد الإلكتروني الرسمي، قواعد البيانات).
ثالثًا: إجراءات حفظ السجلات:
- إنشاء السجلات
- يتم توثيق جميع العمليات والمعاملات في سجلات ورقية أو إلكترونية معتمدة.
- توضع أرقام مرجعية أو رموز تعريفية لكل سجل لتسهيل الرجوع إليه.
- حفظ السجلات
- تحفظ النسخ الورقية في ملفات مرتبة داخل خزائن مؤمنة ضد العبث أو الضياع.
- تحفظ النسخ الإلكترونية في نظام إلكتروني آمن مع أخذ نسخ احتياطية دورية.
- تخصص صلاحيات وصول محددة للموظفين حسب طبيعة عملهم.
- مدة الاحتفاظ
- السجلات المالية: لا تقل عن 10 سنوات وفقًا للأنظمة.
- السجلات الإدارية: لا تقل عن 5 سنوات.
- السجلات الوظيفية والمستفيدين: مدة الاستفادة أو التعاقد + 5 سنوات بعد انتهائها.
- السجلات الإلكترونية: نسخ احتياطية شهرية وتخزينها في وسائط آمنة.
- التخلص من السجلات
- يتم التخلص من السجلات المنتهية وفق آلية معتمدة (إتلاف ورقي آمن أو حذف إلكتروني نهائي).
- يوثق الإتلاف بمحضر رسمي يتضمن نوع السجلات وتاريخ الإتلاف والجهة المسؤولة.
رابعًا: المسؤوليات
- مجلس الإدارة: اعتماد السياسة ومتابعة تنفيذها.
- الإدارة التنفيذية: الإشراف المباشر على حفظ السجلات والتقيد بالمدد الزمنية.
- الموظفون المختصون: الالتزام بتوثيق، حفظ، وتأمين السجلات وفق هذه السياسة.
خامسًا: الأمن والسرية
- جميع السجلات تعتبر ملكًا للجمعية ويمنع نسخها أو تسريبها.
- أي إخلال بسرية السجلات يعرض الموظف للمساءلة التأديبية والقانونية.
سادسًا: المراجعة والتحديث
- تتم مراجعة هذه السياسة كل (3) سنوات أو عند صدور تعليمات جديدة من الجهات الرسمية.
- أي تعديل يجب أن يعتمد من مجلس الإدارة.
اعتماد
السياسات والإجراءات المتعلقة بحفظ السجلات
تم اعتماد (السياسات والإجراءات المتعلقة بحفظ السجلات) في اجتماع مجلس الادارة المنعقد في يوم الأحد بتاريخ 29/12/2024م، وأوصى المجلس بتعميمها على ذوي الشأن ونشرها على الموقع الالكتروني.